Reprogramación de mantenimiento

El proceso de reprogramación se divide de la sigueinte manera para que el enacargo de soporte lo pueda comprender mejor:

¿Cómo solicitar la reprogramación de un mantenimiento?

Si va a realizar un adelanto o cambio en la fecha de algún mantenimeinto, favor de siempre notificarlo con anticipación (que no venza) y envíar por correo el aviso con los siguientes requisitos:

Poner siempre en los destinatarios del correo copia a la estación, Lourdes, Sandra y a coordinador correspondiente (zona 1 ó 2).

Justificar en el calendario, el motivo del cambio (columna de observaciones).

Adjuntar el calendario de mantenimientos con la fecha nueva (archivo, no captura).

Si llegase a solicitar la programación de alguna estación a la cual ya se la había hecho una solicitud anteriormente, debe utilizar el mismo formato que usó la última vez (para seguimiento a los cambios) y modificar la fecha en la columna "CAMBIO" y agregar el nuevo motivo en la columna "OBSERVACIONES" y copiar a los destinatarios solicitado en el punto #1.

Núnca debe usar la columna "FECHA PROGRAMADA" para solicitar una reprogramcion, esta se queda intacta desde la primera planeación y para evidencia de auditoria.

Todo cambio o solicitud, se debe relizar dentro del horario laboral y como límite 4:30 pm por posibles correcciones o falta de tiempo en la contestación del integrante.

Si por ejemplo el usuario no contestó durante todo el día y ya falta poco para salir, usted como soporte debe de solicitar la reprogrmación y no esperarse a que venza el mantenimiento.

Ejemplo del llenado del calendario para solicitar una reprogramación:

Ejemplo de lo que no se debe de hacer con el calendario en la solicitud de una reprogrmación

¿En qué casos puedo solicitar reprogramar un mantenimiento?

Si tiene algún trabajo que surja como prioridad y que coincida con la fecha de porgrmación del mantenimiento y por ende le impida asistir a realizarlo.

Incidente urgente en alguna estación (si la emergencia le impide mandar el calendario por correo, es necesario que se comunique con su coordinador para que él lo envíe y con copia a los involucrados).

Si el usuario al que se le va a dar mantenimento no se encuentra con disponibilidad de atender el mantenimeinto o vacaciones del usuario.

Porque asiste a estación foránea, el mantenimiento ya es muy cercano y se decide adelantarlo (aplica el mismo proceso de solicitud de reprogramacion y no mover a CAF).

Por salud, paternidad e incapacidad

Por curso o capacitación (debe mandar evidencia física)

Se cruzan vacaciones o festividad

Situación climatológica y de tránsito complicadas (lluvia fuerte, inundacion, camino cerrado / en reparacion o no apto para viajar a estación, etc.)

Emergencia e imprevisto personal (con evidencia a coordinador)

Todos los puntos anteriores se deben de solicitar antes de que venza el mantenimiento y no después y de preferencia por la mañana para realizar cambios y se refleje en tiempo en el sistema.

¿Qué hacer y no hacer en una reprogramación?

Ante cualquier inconveniente debe de apoyarse siempre con su coordinador.

Ante la solicitud de alguna reprogramación, debe poner siempre copia a su coordinador, Sandra, al usuario / estación y a Lourdes para que ella pueda aprobar el cambio y hacer la reprogramación en el sistema.

Ante una reprogramación no debe de manipular o actualizar fechas en el sistema del CAF (esto solo se permite en la programacion inicial y antes del semestre).

Debe solicitar a Lourdes la reprogramación.

La solicitud se debe de enviar el mismo día del mantenimiento y con evidencia de que se le notificó a la estación o usuario.

De igual manera si no se solicita el mismo día y se solicita con anticipación (aquí no es necesario la evidencia, solo correo con calendario y copia a involucrados).

Adjuntar calendario con fecha nueva y con la justificación del cambio de fecha.

No enviar captura de pantalla del calendario.

Debe de adjuntar el archivo en PDF o EXCEL.

Usar el mismo formato que se ha estado actualizando en el transcurso de los mantenimientos y no uno nuevo.

No cancelar ni crear otro mantenimiento nuevo en CAF, ya que la reprogramación se solicita y se hace desde auditouch para mayor control de la informción y para evidencia de auditoria.

El encargado de zona no debe de reprogramar en CAF ningún mantenimiento programado, dado que si lo hace desde CAF va a afectar la sincronización de la información de ambos sistemas (caf y auditouch) y no se podrá actualizar ni reflejar en la app de Auditouch (las fechas saldrán mal).

No crear listas o grupos de más en CAF y con nombres que ya existen (repetidos) para otra zona o área.

Esto aplica en la progrmación inicial y en la reprogramación de mantenimeintos.
Si tiene dudas con el proceso, notificarlo al personal responsable para que le apoye o bien, puede consultar el procedimiento en Adhoc system.

Ante la baja de un encargado de soporte y con mantenimeintos en curso, el coordinador debe notificarle a Lourdes para que pueda dar de alta al nuevo elemento en auditouch, agregarlo a los mantenimeintos del compañero anterior y el integrante nuevo pueda dar seguimiento a los mantenimeintos pendientes.

Ante la baja de un empleado y con mantenimientos en curso es necesario que nadie realice movimientos en CAF como cancelar, modificar, asignar los mantenimientos, dado que al momento que Lourdes realice la asignación en Auditouch, este no va a enlazarse con CAF por que los datos no van a coincidir y habrá error en los mantenimientos.

Si hay algún cambio en la fecha o reprogramación, se debe agregar en el calendario y en la sección de cambio la nueva fecha y en observaciones justificar el ¿por qué? del cambio o adelanto y envíar correo avisando a la estación o usuario (si es administrativo), Sandra, Lourdes y a coordinador de la zona correspondiente.

Siempre el cambio o solicitud de la reprogramación del mantenimiento se debe de enviar el mismo día o antes de que venza y en horario laboral.

Ante la cancelación o falta de asitencia remota por parte de un mantenimento administrativo, (no importa cual sea la razón), el encargado de zona debe de solicitar en tiempo o el mismo día del mantenimiento la reprogramación y para este último con evidencia de que se le notificó al usuario / estación.

Debe de enviar la solicitud de reprogramación con la fecha nueva y el calendario adjunto y copia a Sandra, Coordinador, usuario y Lourdes.

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