El proceso de reprogramación se divide de la sigueinte manera para que el enacargo de soporte lo pueda comprender mejor:
Si va a realizar un adelanto o cambio en la fecha de algún mantenimeinto, favor de siempre ejecutar los cambios con anticipación (que no venza) y envíar por correo el aviso con los siguientes requisitos:
Poner siempre en los destinatarios del correo copia a la estación, Lourdes, Sandra y a coordinador correspondiente (zona 1 ó 2).
Justificar en el calendario, el motivo del cambio (columna de observaciones).
Adjuntar el calendario de mantenimientos con la fecha nueva (archivo, no captura).
Si llegase realizar la reprogramación de alguna estación a la cual ya se la había hecho una solicitud anteriormente, debe utilizar el mismo formato que usó la última vez (para seguimiento a los cambios) y modificar la fecha en la columna "CAMBIO" y agregar el nuevo motivo en la columna "OBSERVACIONES" y copiar a los destinatarios solicitado en el punto #1.
Núnca debe usar la columna "FECHA PROGRAMADA" para solicitar una reprogramcion, esta se queda intacta desde la primera planeación y para evidencia de auditoria.
Todo cambio o solicitud, se debe relizar dentro del horario laboral.
Si por ejemplo el usuario no contestó durante todo el día y ya falta poco para salir, usted como soporte debe de realizar la reprogrmación y no esperarse a que venza el mantenimiento.
Ejemplo del llenado del calendario al que se le hacen cambios después de una reprogramación:
¿En qué casos puedo realizar la reprogramación de un mantenimiento?
Si le surge algún trabajo que tenga mayor prioridad y que coincida con la fecha de programación del mantenimiento y por ende le impida asistir a realizarlo.
Incidente urgente en alguna estación (si la emergencia le impide mandar el calendario por correo, es necesario que se comunique con su coordinador para que él lo envíe y con copia a los involucrados).
Si el usuario al que se le va a dar mantenimento no se encuentra con disponibilidad de atender el mantenimeinto o vacaciones del usuario.
Si asisitió a una estación foránea / lejana y la fecha del mantenimiento ya está cerca, se puede adelantar la actividad (aplica el mismo proceso de reprogramacion en AURA).
Por cuestinoes de salud, paternidad e incapacidad.
Por curso o capacitación (debe mandar evidencia física).
Por cuestones de periodo vacacional o festividad.
Por situación climatológica y de tránsito complicadas (lluvia fuerte, inundacion, camino cerrado / en reparacion o no apto para viajar a estación, etc.).
Emergencia o imprevisto personal (con evidencia a coordinador).
Por algún error de la app que le impida hacer el mantenimiento y que desarrollo esté trabajando de urgencia.
Manual para reprogramar mantenimientos