Mejoras constantes para el departamento
Mejoras constantes para el departamento
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Sobre las mejoras continuas del departamento
En octane systems nos esforzamos por tomar en cuenta cada detalle y se ha estado trabajando constantemente para detectar las oprtunidades de mejora, evolucionar e innovar como equipo y así seguir brindando calidad en el servicio, la atención, el soporte y el seguimiento de incidencias a los usuarios y clientes.
Actualmente se alenta al equipo de trabajo a participar, trabajar y exponer propuestas de mejora en la reuniones que se realizan cada 15 días a través de teams y denominada DEMO. Con esta actividad se setrabaja de la mano con coordinadores y dirección para evaluar la mejora, planear, definir, asignar y desarrollar estos proyectos a corto, mediano y largo plazo.
El desarrollo de propuestas de mejora no solo beneficia a los clientes, si no tambien al equipo de Octane systems que se involucra en proyectos que son de gran ayuda para el departamento y para su propio beneficio en cuestiones laborales.
Remodelación del almacén de soporte técnico con apoyo, compromiso, dedicación y esfuerzo del equipo de soporte técnico de la zona de Tijuana .
¿Qué tomar en cuenta y qué características deben de poseer mis propuestas?
¿Qué tomar en cuenta y qué características deben de poseer mis propuestas?
¿Tendrá un impacto positivo en el medio ambiente y laboral?
¿Podrá disminuir costos?
¿Podrá generar mayor comunicación y unión del equipo?
¿Podrá acelerar procesos, tiempos de respuesta y solución?
¿Podrá ser viable dentro del área y con las actividades asignadas?
¿Tendrá un impacto positivo en mi equipo de trabajo y en mi persona?
¿Cambiará la manera de trabajo, satisfacción y motivación del área?
¿Cómo saber cuándo implementar una mejora?
¿Cómo saber cuándo implementar una mejora?
1- Cuando una actividad o procedimiento sigue siendo lento y a su vez sigue teniendo un grado de complejidad al realizarse.
▬ Cuando se detecta algún error en uno o varios procesos.
▬ Al tener algún proceso largo y que tiene la opciónde que pueda reducirse y sobre todo que sea eficaz.
2- Cuando algún software es obsoleto, tarda demasiado en ejecutar ciertas acciones y es complejo de usar.
3- Al contar con tiempos irracionales o límitados asignados para ciertas actividades que requieran quizas menos o más labor.
4- Cuando alguna herramienta de trabajo es obsoleta, no es eficiente, no cumple con su objetivo principal, no se apega a la política de calidad y a los factores de servicio para realizar los trabajos solicitados.
5- Al no contar con un espacio de trabajo asignado, seguro y limpio para laborar y guardar herramientas, archivos o de papelería (cúbiculo o mesa de trabajo).
Que otros compañeros no respeten tu área de trabajo y afecten tus actividades.
6- Cuando hay dificultad para que el equipo de trabajo siga las medidas de higiene y seguridad, apegandose a las normas, valores y política de calidad de la empresa.
7- Al no contar con uniforme o equipo de protección para trabajos con medio y alto riesgo
Que el equipo o uniforme no cuente con el protocolo de calidad solicitada.
8- Al tener dificultad por que el equipo de trabajo no cumpla con ciertas actividades por olvido, falta de organización , planeación, etc.
Al detectar que no se tiene comunicación ni interés en el equipo y actividades.
Nota para reflexionar:
Cuando mi líder o coordinador detecta que existe deficiencia e incumplimiento en mi rendimiento, en como me apego a la política de calidad y en como me desenvuelvo en la realización de mis tareas asignadas, debo reflexionar, evalúar que actitudes eliminar, concientizarme de la situacion y en lo que puedo afectar en mi trabajo en el de mi equipo y en el de los clientes para realizar un plan o propuesta y asi generar un un cambio personal que impacte positivamente.
Como miembro del equipo de Octane systems, siempre debo tener un panorama de lo que quiero llegar a ser y núnca dejar de mejorar en mi persona de manera física, mental, laboral, personal de esforzarme para mejorar en mi rendimiento a base hechos, de herramientas que me ayuden a recordar organizar y adminitrar mis pendientes y poder cumplirlos en tiempo y forma, investigar cual es la mejor opcion, cambiar mi actitud y comprometerme a forjar nuevas metas con propositos positivos. Estas mismas herramientas, ponerlas como ejemplo, exponerlas o compartirlas con el equipo para que les apoye en sus tareas.
¿Qué debo realizar antes de presentar un proyecto de mejora continua?
¿Qué debo realizar antes de presentar un proyecto de mejora continua?
Es importante siempre estar atentos a los procedimientos, tiempos efectuados en cada actividad y sobre todo ver el costo o esfuerzo adicional que estos generan, por eso mismo hay que tomar en cuenta los siguientes puntos:
Tener bien definido hacia ¿qué área o actividad será dirigida la mejora?
Contar con una buena planeación, fundamento y propuestas de solución.
Realizar un inventario de las herramientas que tengo actualmente y ver si es posible llevar a cabo el proyecto (si aplica).
Realizar una investigación de mercado, es decir, recolectar datos, ver posibles proveedores de material o herramientas, contar con cotizaciones (si aplica) y así poder elegir la mejor opción y tener en cuenta el conocimiento del consumo y gasto que conlleva la propuesta de mejora.
Definir quién o quiénes serán los participantes involucrados en el proyecto o mejora del proceso.
Realizar un diagrama de casos de uso del procedimiento actual y otro diagrama de cómo sería el proceso si se realiza la mejora.
Contar con material físico o digital (de preferencia) para exponer en junta con todo el equipo (ppt.)las mejoras a detalle, se puedan entender la lluvia de ideas y finalmente se acepte el llevar a cabo el proyecto.
¿Qué debo realizar después de que mi proyecto fue aprobado?
¿Qué debo realizar después de que mi proyecto fue aprobado?
Una vez aprobado el proyecto, se debe hacer un plan de acción, es decir, realizar un calendario con las actividades a realizar, definir fechas para la entrega de avances, definir fecha final de entrega de proyecto y entregar evidencias (fotos, videos, graficas, esquemas, documentos ppt. Word, Excel, etc.)
Al realizar las compras del material (si aplica), realizar una lista de lo que se va a necesitar primero y así sucesivamente, según el plan de acción .
Contar con un archivo o manual que explique a detalle desde el inicio hasta el fin el proyecto , con el proposito de que exista un registro oficial y formal del proyecto y para futuras consultas.
Llevar un plan de control sobre el proyecto realizado, es decir, se debe tener un orden y monitoreo de las actividades, así mismo cumpliendo los pasos a seguir del proceso (sin omitir alguno) y apegándose a las políticas del departamento.
Al finalizar el proyecto se le debe dar sostenimiento permanentemente, es decir, que esta práctica o mejora permanezca en funcionamiento siempre y que se tenga supervisión de la misma para así evitar que se abandone la actividad o dure solo por un periodo.
Ejemplo de evidencia y avance del proyecto "Almacen Tijuana"
Ejemplo de evidencia y avance del proyecto "Almacen Tijuana"
Antes de empezar el proyecto:
Antes de empezar el proyecto:
Así lucía antes el almacén de soporte técnico de la zona de Tijuana y en donde se puede observar en las fotos, que había una gran cantidad de escombros, polvo, desechos o partes inservibles de hardware, equipos aglomerados en el piso, y material como tubos, cables, tornillos, etc , así como también excremento de roedores, empaques y cajas vacias, envolturas de alimentos y cajas de otras áreas que impedían el paso al almacén de soporte.
Después de implementar la mejora:
Después de implementar la mejora:
El cambio que hubo después de llevar a cabo el proyecto y concluir exitosamente fue:
El cambio que hubo después de llevar a cabo el proyecto y concluir exitosamente fue:
El que se tuviera un lugar de acuerdo a nuestras necesidades laborales, es decir, algo mas presentable, profesional, digno, ordenado, clasificado y limpio.
Detección rápida del área de cada encargado de zona y del material o equipo del cual es responsable cada uno de los integrantes.
Más espacio y seguridad para guardar material o equipo nuevo.
Asignación de una mesa de trabajo para reparar, alistar o formatear los equipos nuevos.
Se trabajara con una actitud positiva, cómoda y de satisfaccion, creando un espacio agradable y de pertenencia.
Fuera más rápido, sano y seguro caminar por el almacén.
Buen alumbrado, conecciones de red y de luz adicionales para agilizar los mantenimientos, preparacion o reparacion de los equipos.
Ser tomado en cuenta al momento de levantar la voz y tener seguridad de que en un futuro si se vuelve a dar la oportunidad de proponer mas mejoras, sean escuchadas, aprobadas y apoyadas.
Obtener la cultura del bautizar o definir los lugares de cada cosa.
Obtener la cultura del reciclaje y ahorro que este vaya generando.
Saber cuidar los recursos y hacer que duren mas tiempo.
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